Politik for behandling af persondata for boligsøgende, beboere og disses husstand samt fraflyttere

Behandling af persondata relateret til udlejning m.v.

Oprettelse af sag
I forbindelse med at du skriver dig op som boligsøgende, opretter vi en sag i vores it-system. Her registrerer vi under et interessentnummer følgende personoplysninger: Fulde navn, fødselsdato, evt. CPR nr., e-mailadresse og adresse.

Når du tilbydes en bolig vil de samme oplysninger, som du angav i forbindelse med opskrivningen, stadig være noteret på din sag i vores it-system. I forbindelse med at du lejer bolig, vil der foruden de nævnte identifikationsoplysninger blive registreret oplysninger om husstandens størrelse og sammensætning, herunder antal hjemmeboende børn og eventuelle værgeforhold.

Derudover bliver der registreret oplysninger om boligen er blevet anvist af kommunen, om der modtages økonomisk støtte til lejen fra kommunen, eller om du har et kommunalt beboerindskudslån.
I tilfældet, hvor lejeforholdet er betinget af, at du er under uddannelse, indhenter og behandler vi også oplysninger om din uddannelsesmæssige status.

Personnummer
Vi beder om samtykke til at behandle dit personnummer, da vi har behov for at kunne identificere dig entydigt, dels grundet det løbende mellemværende mellem os, og dels af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med overførsel via NemKonto, tilmelding til e-Boks og til brug ved digital signatur (NemID).

Økonomiske forhold
Der er en række situationer, hvor vi behandler oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan f.eks. være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af beboerindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til boligafdelingen.

Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelse mv.
Det kan også være nødvendigt, at vi behandler oplysninger om, at du har særlige behov, herunder funktionsnedsættelse, der gør det påkrævet, at boligen er indrettet særligt hertil. Sådanne oplysninger kan behandles med henblik på at afklare, om du lever op til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig fortrinsret til en bolig eller berettiger den boligsøgende til en bolig med særlig indretning.

Derudover kan det være sagligt, at vi behandler oplysninger om, at du er syg, hvis du ønsker vi indgår en aftale om fremleje pga. midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom.

Strafbare forhold
I nogle tilfælde er der mulighed for at modtage oplysninger om strafbare forhold, som en beboer har begået inden for eller med virkning i det boligområde, som den pågældende bor i, eller mod en ansat i boligafdelingen. Politiet må videregive sådanne oplysninger, når dette er nødvendigt som led i en tryghedsskabende indsats.

Sådanne oplysninger kan også behandles, hvis lejeaftalen opsiges eller ophæves, jf. punktet nedenfor ang. fraflytning.

Vores behandling af oplysningerne
Oplysningerne i systemet kan vi eventuelt sammenkøre med oplysninger om andre beboere, f.eks. for at udarbejde forskellige former for statistikker og opgørelser.

Nogle af oplysningerne indarbejder vi i din lejekontrakt. Kontrakten bliver opbevaret på din sag hos os, og du får udleveret en kopi. Oplysninger bliver gemt elektronisk i vores it-system. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Behandling af persondata i anden sammenhæng

Husordenssager
Vi er forpligtet til at behandle klager fra lejere og i fornødent omfang agere over for de lejere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med vores håndtering af klagesager behandler vi en række personoplysninger.

Vi registrerer oplysninger i forbindelse med administration af lejeforholdet om flere emner, herunder blandt andet i forbindelse med vaskeri, vand, varme, el, dørkort/nøglelogin, tv-kanaler, selskabslokaler, parkering m.v.

Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.

Opbevaring af persondata
Oplysningerne om dig opbevares på vores servere, der er placeret inden for Danmarks grænser.

Visse oplysninger opbevares ydermere hos andre databehandlere og underdatabehandlere, som også er undergivet gældende persondatalovgivning.

Videregivelse mv.
Vi behandler alle dine oplysninger fortroligt og videregiver dem ikke til tredjepart, medmindre vi efter lovgivningen har hjemmel til det. Nedenfor omtales en række ikke udtømmende situationer, hvor der ville kunne ske videregivelse.

I de afdelinger, hvor man har vedtaget, at der skal være tv-overvågning, med henblik på at forebygge og opklare kriminalitet, kan videomaterialet videregives til politiet. Retningslinjer for tv-overvågning og behandling af personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning findes i din afdelings husordensregler, ligesom du på datatilsynets hjemmeside kan finde en vejledning om videoovervågning i almene boligafdelinger.

Derudover kan der ske videregivelse af personoplysninger i sager om husordensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den forbindelse tilgå klagenævn, ligesom oplysningerne kan tilgå boligretten eller fogedretten.

I visse tilfælde er der en forpligtelse til at videregive personoplysninger til kommunen. Dette gælder f.eks. hvis en beboer, der har fået anvist en bolig af byrådet, er i restance med betalingen, eller hvis fogedretten anmodes om at udsætte beboeren fra den lejede bolig grundet betalingsmisligholdelse, så de sociale myndigheder kan bistå lejeren.

Vi offentliggør ikke oplysninger om registrerede personer. Det kan dog ske, at der offentliggøres situationsbilleder, der tages i forbindelse med arrangementer, som boligafdelingen afholder. Sådanne billeder har til formål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil optræde genkendelige billeder af beboere mv. i denne sammenhæng.

I forbindelse med og efter fraflytning

Oplysninger om opsigelse og baggrunden mv.
I forbindelse med opsigelse af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen som dokumentation.

Lovgivningen giver udlejer en række muligheder for at hæve lejeaftalen, hvis særlige omstændigheder er opfyldt. I sådanne tilfælde kan det være nødvendigt at behandle fortrolige oplysninger om bl.a. økonomiske forhold og strafbare forhold.

Sletning af data
Persondataloven indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes. Dette skal konkret afgøres af administrationen, der agerer dataansvarlig. Ved vurderingen skal der navnlig lægges vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

Som hovedregel sletter vi data om dig efter senest 5 år, da bogføringsloven pålægger os at opbevare bogføringer i 5 år.

De data, vi bruger til at administrere dit lejeforhold, vil som udgangspunkt blive slettet ved fraflytning. I nogle tilfælde vil opbevaring af persondata efter fraflytningen vurderes at være sagligt begrundet.

Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere lejeforholdet, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

Dine rettigheder

Oplysningspligt
I medfør af persondatalovens regler kan man som registreret påberåbe sig rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Loven pålægger os visse pligter – som f.eks. at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her, vil vi informere dig særskilt.

Indsigt, berigtigelse mv.
Du har også ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og du har ret til at se oplysningerne. Du har ret til at anmode om, at vi retter eller sletter oplysninger. Og vi har pligt til at tage stilling til din anmodning. I det omfang du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Vi kan dog fortsat behandle de personoplysninger, som ikke baserer sig på dit samtykke.

Yderligere oplysninger
I det omfang du har spørgsmål, har du altid mulighed for at kontakte administrationen. Du kan læse mere om persondataloven og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside. Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt. Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klagen indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K, tlf. 3319 3200, dt@datatilsynet.dk.